.
.
MAKALAH SISTEM INFORMASI MANAJEMEN
ANALISA SISTEM BERJALAN
KAWASAKI MATAHARI MOTOR KOTABUMI LAMPUNG
DISUSUN OLEH :
DEKA MARIO
SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER
DIAN CIPTA CNDIKIA LAMPUNG
(DCC LAMPUNG)
KATA PENGANTAR
Dengan rasa syukur kehadirat Tuhan Yang Maha esa, atas segala rahmat , hidayah dan bimbinga-nya , sehingga kami penulis dapat menyelesaikan makalah ini.
Penulisam makalah ini digunakan untuk memenuhi salah satu tugas mata kuliah Sistem Informasi Manajemen. Oleh karena itu, kami mengucapkan rasa terima kasih kepada :
1. Ibu Mulyati selaku dosen pengajar mata kuliah Sistem Informasi Manajemen.
2. Bpk. Anton selaku pemilik Kawasaki Matahari Motor yang telah member izin untuk melakukan riset.
3. Teman-teman kelas 12.3F.03 semua yang telah mendukung dan memberi semangat kepada kami
Semoga bantuan dan dukungan yang telah diberikan kepada kami mendapat balasan serta karunia dari Allah SWT. Kami menyadari penulisan makalah ini jauh dari sempurna , maka dari itu kami berharap saran dan kritik untuk kesempurnaan makalah ini. Akhirnya kami berharap semoga makalah ini memberi manfaat yang sebesar-besarnya bagi kami dan pihak yang memerlukan.
Lampung, 12 November 2013
Penulis
Daftar isi
Halaman judul
Kata pengantar i
Daftar isi ii
BAB I PENDAHULUAN
1.1 Latar belakang 1
1.2 Pembatasan Masalah 2
1.3 Tujuan Penelitian 2
BAB II PROFIL PERUSAHAAN
2.1 Sejarah perusahaan 3
2.2 Visi Misi perusahaan 4
2.3 Struktur Organisasi 5
2.4 Tugas dan Tanggung Jawab Struktur Organisasi 6
BAB III PEMBAHASAN
3.1 Analisa Sistem Belajar 9
3.2 Tool Blok 17
BAB IV PENUTUP
4.1 Kesimpulan 18
4.2 Saran 18
Daftar Pustaka 19
BAB I
PENDAHULUAN
1.1. Latar Belakang
Sistem Informasi adalah kombinasi dari teknologi informasi dan aktivitas orang yang menggunakan teknologi itu untuk mendukung operasi dan manajemen Dalam arti yang sangat luas, istilah sistem informasi yang sering digunakan merujuk kepada interaksi antara orang, proses algoritmik, data, dan teknologi. Dalam pengertian ini, istilah ini digunakan untuk merujuk tidak hanya pada penggunaan organisasi teknologi informasi dan komunikasi (TIK), tetapi juga untuk cara di mana orang berinteraksi dengan teknologi ini dalam mendukung proses bisnis. Sistem informasi yang berbeda dari teknologi informasi dalam sistem informasi biasanya terlihat seperti memiliki komponen TIK.
Sistem Informasi sebagai tipe khusus dari sistem kerja adalah suatu sistem di mana manusia dan atau mesin melakukan pekerjaan dengan menggunakan sumber daya untuk memproduksi produk dan jasa bagi pelanggan. Sistem informasi adalah suatu sistem kerja yang kegiatannya ditujukan untuk pengolahan (menangkap, transmisi, menyimpan, mengambil, memanipulasi dan menampilkan) informasi. Dengan demikian, sistem informasi antar-berhubungan dengan sistem data di satu sisi dan sistem aktivitas di sisi lain. Sistem informasi juga dapat dianggap sebagai bahasa semi formal yang mendukung manusia dalam pengambilan keputusan dan tindakan. Sistem informasi adalah gabungan yang terorganisasi dari manusia, perangkat lunak, perangkat keras, jaringan komunikasi dan sumber data dalam mengumpulkan, mengubah, dan menyebarkan informasi dalam organisasi.
Sistem informasi merupakan suatu sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan.
1.2. Pembatasan Masalah
Karena pembahasan dari Sistem Informasi Manajemen amat luas, maka penulis membatasi permasalahan yang akan dibahas pada makalah ini yaitu :
1. Konsep dari sistem informasi manajemen
2. Alasan yang menjadi penyebab gagalnya organisasi / perusahaan mengelola sistem informasi manajemennya sendiri
1.3.Tujuan Penelitian
Tujuan penulis membuat makalah ini adalah untuk :
1. Untuk memenuhi tugas mata kuliah Sistem Informasi Manajemen sebagai pengganti Ujian Akhir Semester (UAS) semester 3 (tiga) jurusan Manajemen Informatika BSI
2. Sebagai penambah pengetahuan tentang analisa sistem yang berjalan dalam sebuah perusahaan.
BAB II
PROFIL PERUSAHAAN
2.1.Sejarah Perusahaan
Kawasaki Matahari Motor merupakan perusahaan yang bergerak di bidang barang dan jasa. Dimana Pada bidang jasa yaitu melayani sevice motor dan menyediakan suku cadang motor Kawasaki. Pada bidang barang, perusahaan ini menyediakan sparepart motor dan penjualan motor khusus Kawasaki juga. Kawasaki Matahari Motor adalah sebuah Dealer Resmi Kawasaki berstatus 2S yang terletak di Jln. Raya Merdeka No. 137 Tangerang atau tepatnya di didepan Model Karaoke.
Perusahaan ini didirikan pada april 2006, awal nya perusahaan ini hanya sebuah bengkel umum biasa lalu pemilik Bengkel ini yaitu Bpk. Anton Hwang mengajukan permohonan untuk menjadi Bengkel Resmi Kawasaki ke PT.KMI . Akhirnya setelah survey Lokasi, pada tanggal 13 Januari 2009 PT. KMI meresmikan Kawasaki Matahari Motor menjadi Bengkel Resmi Kawasaki.
Pada awal berdirinya perusahaan ini hanya khusus melayani Service unit, pergantian suku cadang , Klaim Kupon Service Gratis dan Warranty Request. Seiring berjalanya waktu dan mengikuti permintaan pasar, Kawasaki Matahari Motor juga menjual unit Kawasaki dari Motor Bebek, Ninja , dan Trail. Selain itu juga menjual Accessories Motor yang sebagain besar digunakan pada unit Ninja.
Kawasaki Matahari Motor memiliki tujuan pasar yang menjangkau semua kalangan terutama dari kalangan menengah keatas. Karena untuk segi harga Motor dan Suku Cadang Kawasaki terutama unit Sport terbilang cukup mahal. Tapi semua itu berbanding lurus dengan kualitas motor itu sendiri serta suku cadang nya. Unit atau Sparepart semua di Produksi di PT. KAWASAKI MOTOR INDONESIA Jakarta ( KMI ) yang awal nya di import dari Thailand yang merupakan supplier terbesar di Asia Tenggara.
2.2. VISI dan MISI Perusahaan
2.2.1. VISI Kawasaki Matahari Motor yaitu :
Menjadi Dealer Kawasaki Terbaik di Kota Tangerang, serta memberikan suatu pelayanan secara komprehensif dalam suatu bidang penjualan unit dan service dalam proses mendekatkan diri kepada masyarkat sehingga terjalin suatu hubungan saling memberi kontribusi.
2.2.2. MISI Kawasaki Matahari Motor ialah :
1. Mencapai target penjualan unit setiap bulannya
2. Membantu konsumen dalam melakukan pembiayaan dengan bunga ringan dan proses yang mudah tidak berbelit-belit
3. Melakukan pengembangan usaha di bidang otomotif
4. Memberikan manfaat bagi masyarakat luas dan pelanggan
5. Menjadi Mitra Terpercaya dalam kepemilikan dan perawatan sepeda motor Kawasaki bagi masyarakat
6. Selalu mengutamakan mutu pelayanan sehingga menghasilkan tingkat kepuasan pelanggan yang maksimal.
7. Meningkatkan kesejahteraan karyawan.
3.3. Struktur Organisasi
Struktur Organisasi merupakan penegasan akan susunan kerangka yang menunjukkan saling hubungan atau tata kerja antara bagian-bagian atau sub bagian yang ada dalam suatu unit kerja, sehingga setiap bagian atau sub bagian mengetahui secara jelas apa yang menjadi bidang tugas, kewenangan dan tanggung jawabnya. Demikian pula kepada siapa bagian mempertanggung jawabkan aktivitas yang dilakukannya.
2.4. Tugas dan Tanggung Jawab Struktur Organisasi
2.4.1. Owner
1. Bertanggung jawab penuh dalam mengkoordinir dan mengendalikan seluruh kegiatan
2. Bertanggung jawab atas tercapainya tujuan perusahaan secara keseluruhan
3. Mendelegasikan wewenang dan tanggung jawab kepada masing-masing bagian sesuai bidangnya
4. Menilai dan menyetujui serta merekomendasikan semua kegiatan
5. Mengesahkan laporan keuangan setiap akhir tahun
2.4.2. Assistant Owner
1. Menerima wewenang dari owner untuk mengontrol jalannya kegiatan setiap harinya
2. Memantau kelancaran operasional dalam penjualan, pemesanan, gudang dan pengiriman
3. Mengevaluasi setiap laporan-laporan yang dihasilkan dari kegiatan operasional
4. Menyampaikan Laporan bulanan kepada Owner
5. Merencanakan dan mengawasi kegiatan penjualan unit,sparepart dll
6. Menentukan strategi memajukan perusahaan
2.4.3. Marketing Unit
1. Berupaya melakukan penjualan sebanyak-banyak nya
2. Bertanggung jawab terhadap image produk dan nama baik perusahaan
3. Menjaga hubungan baik dan sehat dengan customer
4. Menjaga mutu pelayanan kepada customer
5. Memenuhi pesanan customer dengan baik, tepat waktu dan sesuai dengan yang dipesan
6. Melaporkan laporan penjualan unit setiap bulannya
2.4.4. Admin
1. Pengurusan dokumen STNK dan BPKB.
2. Menangani kegiatan yang berhubungan dengan administrasi
3. Bertanggung jawab terhadap hal-hal yang berhubungan dengan keuangan perusahaan
4. Memberikan laporan keuangan dari kas kecil sampai kas besar setiap bulannya
5. Pembukuan data perusahaan
6. Mengeluarkan kas operasional perusahaan
7. Membuat laporan pengeluaran kas operasional perusahaan
8. Memastikan kebenaran penghitungan kas dengan jumlah yang tercantum dalam bukti-bukti yang ada
2.4.5. Chief mekanik
1. Bertanggung jawab penuh terhadap bengke
2. Bertanggungjawab terhadap karyawan bengkel
3. Bertanggung jawab secara penuh terhadap kegiatan yang terjadi pada bengkel termasuk kegiatan administrasi
4. Menangani pengaduan pelanggan terhadap cara kerja mekanik
2.4.6. Mekanik
1. Bertanggung jawab terhadap kendaraan yang masuk ke bengkel
2. Melayani pelanggan yang datang ke bengkel.
3. Memperbaiki kendaraan pelanggan yang datang ke bengkel
4. Melakukan pemeriksaan mesin pada kendaraan yang akan diperbaiki
5. Melakukan pengecekan ulang sebelum kendaraan diserahkan kepada pelanggan
2.4.7. Bag. Sparepart
1. Membuat catatan pengeluaran dan pemakaian suku cadang
2. Membuat laporan suku cadang yang dibutuhkan agar dapat segera dilakukan pemesanan
3. Membuat PO pemesanan barang
4. Memperhatikan stok sparepart agar selalu tersedia
5. Melakukan SO rutin terhadap persedian suku cadang
2.4.8. Customer Service (CS) dan Kasir
1. Menerima Telepon masuk
2. Menerima pendaftaran service saat ada pelanggan masuk
3. Mencatat keluhan-keluhan pada kendaraan yang akan di service
4. Mencatat Data kendaraan pelanggan
5. Melayani customer saat melakukan pembayaran
6. Pengurusan KSG
7. Membuat laporan peneriaman kas harian
8. Bertanggung jawab terhadap kas kecil bengkel beserta pengeluaranya
BAB III
PEMBAHASAN
3.1. Analisa Sistem Berjalan
Kawasaki Matahari Motor merupakan dealer resmi kawasaki yang melayani Penjualan unit, jasa service kendaraan kawasaki serta penyedian suku cadang khusus Kawasaki.
3.1.1 Alur dari Proses Penjualan unit
1. Penjualan unit secara Tunai
a) Tahapan proses pemesanan kendaraan
1) Permintaan Customer
Tahapan penjualan baru akan terjadi bila ada permintaan yang dari customer yang datang ke showroom, dimana tentunya customer tersebut datang untuk membeli, menjual ataupun tukar tambah kendaraannya dengan kendaraan yang lebih baik dalam satu merk kawasaki.
2) Sales melakukan pengecekan inventory sesuai permintaan customer jika customer tersebut bertujuan untuk membeli kendaraan secara tunai maka bagian marketing / sales akan meminta Fotocopy KTP customer lalu membuka SPK (Surat Pemesanan Kendaraan) yang diisi data customer dan unit yang akan dipesan. Selanjutnya sales akan mengecek pada inventory kendaran, adakah kendaraan yang sesuai dengan permintaan customer tersebut dari jenis , tipe, tahun pembuatan dan jika ternyata tidak ada, sales akan memberikan alternatif-alternatif pilihan yang dirasakan mungkin akan disukai customer tersebut. Sales juga akan menjelaskan spesifikasi tipe-tipe unit melalui katalog unit yang tersedia.
3) Sales melakukan pengecekkan inventory di cabang
Jika di dalam showroom tersebut tidak ada kendaraan yang diingini oleh customer, Pengecekkan di tiap cabang masih dilakukan dengan cara manual sehingga di rasakan oleh perusahaan sangat tidak praktis dan membuang-buang waktu dan biaya.
4) Customer melihat kendaraan yang ditawarkan Proses ini akan terjadi bila customer telah menemukan kendaraan yang diinginkan, dimana tentunya customer akan melihat dengan teliti kondisi kendaraan tersebut, apakah kondisi kendaraan tersebut sesuai dengan keinginannya
5) Penetapan harga oleh pihak showroom sesuai pricelist yang berlaku. Serta tawar menawar harga sampai terjadi kecocokan harga makan proses penjualan baru dapat berjalan kembali.
6) Customer memberi tanda jadi Sebagai tanda keseriusan customer setelah terjadi kecocokan harga antara pihak showroom dengan customer sebagai tanda ikatan bahwa customer akan membeli kendaraan tersebut. Sehingga kendaraan tersebut tidak dapat dijual lagi kepada pihak lain, sampai batas waktu tertentu sesuai dengan perjanjian dari kedua belah pihak.
7) Pembuatan dan pengiriman surat pengambilan kendaraan ke cabang
Setelah Customer memberi uang tanda jadi, jika kendaraan yang terjual itu berada di cabang lain, maka bagian sales akan membuat dan mengirim surat pengambilan kendaraan.
8) Cabang membuat bukti form pengiriman kendaraan Jika kendaraan tersebut berada di cabang, maka pada saat kendaraan tersebut diambil untuk dibawa ke showroom tempat pembeli berada, maka cabang akan membuat bukti form pengiriman kendaraan yang akan ditandatangani oleh yang mengambil kendaraan tersebut, sebagai bukti bawa kendaraan tersebut telah di serahkan.
9) Pengiriman kendaraan ke showroom tempat pembeli berada
Langkah selanjutnya ialah kendaraan tersebut akan dikirim ke showroom tempat pembeli/customer melakukan transaksi pembelian. Dan jika deperlukan maka kendaraan tersebut akan dicuci dan dipoles kembali agar terlihat lebih menarik
b) Proses Pembayaran
Setelah adanya kesepakatan harga antara pihak customer dan pihak dealer. Maka customer akan melakukan pembayaran secara tunai didealer atau secara tranfer rekening bank yang direkomendasikan sebelum unit tersebut dikirim ke rumah customer. Pihak dealer akan membuat kwitansi pelunasan yang telah dibayarkan oleh customer sesuai nominal yang disepakati.
c) Proses Pengiriman Unit
Pada proses ini sebelum unit diterima customer, pihak dealer akan melakukan PDC terhadap unit yang akan dikirim yaitu
1) Gesek nomor rangka/mesin untuk proses faktur
2) Memeriksa kebenaran nomor rangka/mesin sesuai surat jalan
3) membersihkan unit sehingga terlihat lebih bersih,
4) memeriksa keadaan fisik unit dalam keadaan tanpa cacat
5) memeriksa part unit berfungsi dengan baik
6) mengecharge aki unit, menghidupkan unit agar siap pakai
7) mengecheck perlengkapan unit meliputi toolkit, kunci kontak, helm, jaket dll,
setelah proses tersebut dilakukan, maka driver meminta surat jalan serta tanda terima unit kepada bagian admin untuk ditandatangani saat unit diterima di rumah customer. Selanjutnya unit dinaikan oleh driver di mobil pengiriman dan unit siap diantar. Saat sampai dikediaman customer, driver juga akan menjelaskan prosedur pemakaian unit kepada customer.
2. Penjualan unit secara kredit
Penjualan secara kredit adalah penjualan unit yang pembayarannya secara bertahap oleh customer, yaitu dengan menggunakan jasa perusahaan leasing, dari customer dealer hanya akan menerima uang muka yang berkisar sekitar 30% dari harga unit, sedangkan sisanya delaer akan dibayar oleh perusahaan leasing. Untuk customer, pembayaran selanjutnya dilakukan dengan pembayaran kepada perusahaan leasing. Pada dealer ini mengunakan leasing Adira Finance, Mega Finance, Beta Finance, HD Finance serta leasing-leasing lain yang sedang dalam proses MOU. Tahap-tahap prosesnya adalah :
a. Proses Pemesanan unit
Pada tahap ini, proses pemesanan unit hampir sama dengan pembelian unit secara tunai, sales akan meminta fotocopy atas nama faktur serta membukakan SPK (Surat Pesanan Kendaraan) meliputi nama pemohon, nama faktur, alamat domisili, nomor telepon yang bisa dihubungi serta spesifikasi unit yang di pesan. Setelah data sudah lengkap, sales kemudian akan menjelaskan pricelist perhitungan aplikasi kredit kepada customer, meliputi jumlah uang muka minimal, jangka waktu kredit, angsuran per bulan, ataupun promo yang diberikan oleh dealer bagi pembelian kredit . Selain itu sales juga akan menjelaskan syarat-syarat kredit yaitu :
1) Fotocopy KTP suami dan istri
2) Fotocopy Kartu Keluarga
3) Fotocopy slip gaji/keterangan penghasilan
4) Fotocopy rekening listrik/telepon/PBB dan lain sebagainya yang dirasakan perlu sebagai syarat pengajuan kredit kendaraan
Data –data tersebut harus disiapkan oleh customer saat pihak leasing akan melakukan survey dikediaman customer saat sudah ada kesepakatan kapan customer siap disurvey oleh pihak leasing.
b. Proses Survey Leasing
Pada tahap ini pihak Surveyor akan datang ke kediaman customer dan melakukan survey tempat tinggal, pekerjaan, data berapa jumlah uang muka serta jangka waktu kredit yang diambil. Dengan menandatangani surat kontrak yang sudah disiapkan surveyor berarti customer sudah menyetujui prosedur yang ada. Pihak Survey akan meminta aplikasi data yang sudah disiapkan customer dan surat kontrak yang sudah ditandatangani untuk diajukan ke kebagian marketing leasing.
c. Proses Verivikasi data
Proses ini akan dilakukan oleh pihak leasing dan akan membutuhkan waktu sekitar 2-3 hari untuk cetak PO (Purchase Order) kepada pihak dealer, Tergantung manajemen dari setiap leasing. Apabila data sudah disetujui, pihak leasing akan mengirimkan PO tersebut kepada dealer yang maksud untuk melakuan penagihan PO apabila unit sudah dikirim.
d. Proses Pembayaran uang muka
setelah adanya persetujuan , berarti pengajuan kredit customer sudah disahkan oleh pihak leasing. Maka pihak dealer secepatnya melakukan pengiriman unit ke customer. Sebelum unit dikirim customer terlebih dahulu melakukan pembayaran uang muka kepada pihak dealer.
e. Pengiriman unit
Proses Pengiriman unit ini sama dengan pengiriman unit secara tunai, driver harus memperhatikan prosedur yang berlaku
f. Pengajuan pelunasan leasing
Pengajuan pelunasan ini dilakukan setelah unit dikirim oleh pihak dealer. pelunasan ini akan diajukan kepihak leasing dengan melampirkan PO unit, kwitansi uang muka, kwitansi insentif, kwitansi pelunasan (bermaterai 6000), BAST (Berita Acara Serah Terima) unit, gesekan no rangka dan mesin. Semua berkas tersebut ditandatangani oleh Owner dan di stampel dealer. Proses pencairan ini biasanya sekitar 2-3 hari kerja melaui tranfer rekening.
g. Proses pembayaran angsuran oleh customer
customer bisa melakukan pembayaran angsuran langsung ke kantor leasing atau melaui bank/atm, kantor pos terdekat serta melampirkan nomor kontrak yang diberikan oleh pihak leasing. Biasanya jatuh tempo pembayaranya sesuai dengan tanggal pengiriman unit bulan berikutnya.
3. Pengurusan STNK dan BPKB
Proses ini diawali dengan pengurusan faktur sesuai persetujuan customer dengan melampirkan fotocopy ktp dan data unit yang diajukan ke PT. KAWASAKI MOTOR INDONESIA. Proses faktur ini membutuhkan waktu sekitar 5 (lima) hari kerja bagi unit bebek dan ninja dan 1 (satu) bulan bagi unit builtup. Setelah faktur jadi pihak dealer akan mengajukan ke Birojasa yang membutuhkan waktu 1 (satu) mingguan untuk jadi STNK & BPKB. Tetapi untuk unit Builtup membutuhkan waktu 1 (satu) bulan. Setelah STNK dan BPKB jadi, maka pihak delaer akan langsung menyerahkan STNK dan BPKB kepada customer yang membeli tunai. Bagi yang kredit, dealer hanya akan menyerahkan STNK saja dan akan menyerahkan BPKB langsung ke pihak leasing. Proses kepada customer pun selesai, selanjutnya proses customer ke pihak leasing baik pembayaran angsuran sampai pengambilan BPKB apabila pembayaran kredit telah lunas.
4. Laporan Bulanan
Laporan penjualan unit sangat penting bagi owner karena merupakan salah satu alat untuk melaksanakan kegiatan-kegiatan dalam perencanaan, pengendalian, pengawas dan pengambilan keputusan. Laporan ini berisi berisi jumlah penjualan motor dan margin setiap bulannya. Selain itu juga untuk menentukan strategi penjualan unit agar selalu meningkat setiap bulannya.
0 Response to "makalah sistem informasi manajemen1"
Post a Comment